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Progetti di cooperazione: consigli last minute per la scadenza del 7 Ottobre

Un'immagine tratta dal film "Ritorno al Futuro"

Progetti di cooperazione: consigli last minute per la scadenza del 7 Ottobre

No!!! Le celle del budget form sono bloccate!
Che cosa dici?! Non ci hai mai capito nulla di excel! Dai a me e pensa agli allegati.
Va bene. Hey, aspetta...ma cos'è questo cooperation agreement? Qui dice che dobbiamo inviarlo, ma non lo trovo tra gli allegati!
Che diavolo ne so. Dobbiamo farlo per forza? Mancano meno di 12 ore alla scadenza e ho un sonno boia.
Oddio nelle Linee Guida c'è scritto che devono firmarlo tutti TUUUTTI!
E che ci vuole! Usiamo le firme scansionate. Sono un genio! Genio! GENIO!
Sì, genio..e cosa ci scriviamo? Qui dice the cooperation agreement must state all the legal and financial conditions of cooperation between the partners...
E che vuol dire? Ora ci manca pure che traduciamo l'inglese! Senti, chiama quelli del Contatto Desk Creativo.
Chi??!!
Quelli che lavorano per Europa Creativa in Italia. Non gli do un centesimo, ma siamo spacciati, magari sanno tradurre...sono creativi.
Ok, trovo il numero.
Senti, ma se facciamo un copia e incolla dai mandati? Se ne accorgeranno?
Ma che dici!!! Guarda che a Bruxelles sono seri, potrebbero anche arrestarci! Qui dice che il cooperation agreement è un documento legale!
Ok, dai. Chiamo il Contatto Creativo.
Maledetto file excel. Vogliono sapere tutto quello che spenderò. Mi serve una birra. Hai chiamato?
Sì, è la fine. Ci vuole troppo tempo per fare questo accordo. I Creativi non sono poi così male. Ci avrebbero aiutato sin dall'inizio se li avessimo chiamati prima.
Abbiamo sbagliato tutto. E adesso? Cosa diciamo al Capo?
Non possiamo chiamare Bruxelles e dirgli che mandiamo la candidatura con qualche ora di ritardo? Che ne so...alle 15, invece delle 12.
Sì, come no. Quelli sono del Belgio, sono precisi.
Non erano i Tedeschi?
Lasciamo stare. Ho avuto un'idea: diciamo al capo che hanno rimandato il bando all'anno prossimo. Tanto neanche se ne accorge: non sa nemmeno dove trovare il bando.
Genio.
Lo so. Modestamente.
Andiamo a bere una birra allora.
Sì.
Non siamo pronti per questa Europa Creativa.
Ai nostri figli piacerà.

Un'immagine tratta dal film 'Ritorno al Futuro' Ricordate cosa era successo l’anno scorso ai protagonisti della nostra storia?
Per evitare un tragico epilogo cercate di rimanere calmi e di affidarvi alla check- list delle linee guida e della guide for applicants (appendete al muro le pagine 11-12-13-14, perché troverete tutte le informazioni per l’invio dell’eForm e dell’application package).
Se il panico ormai ha preso il sopravvento e il dubbio vi corrode, ecco anche quest’anno i nostri consigli last minute che vi aiuteranno a sopravvivere fino al 7 Ottobre.
Cominciamo.

  1. Firme, firme, firme!!!
    Per essere sicuri sulle firme e sui documenti da inviare per ogni partner, consultate sempre la check list che trovate nell'ultima pagina della guide for applicants.
    Ricordate che non sono richieste firme originali, ma vanno bene quelle scansionate per tutti i documenti. In ogni caso "chi" firma è sempre il Rappresentante Legale del Project Leader e dei Partner.

  2. Budget form (1): lo firma solo il rappresentante legale del project leader (non i partner!).

  3. Partnership information: non va firmata!

  4. Dichiarazione d'onore. Chi la firma?
    La firma soltanto il Project Leader (Rappresentante Legale). I partner non c'entrano nulla!

  5. Financial Capacity Form e Financial Statements.
    Devono essere prodotti e inviati solo dal Project Leader di un ente privato e se l'EU GRANT (ossia cofinanziamento europeo) che richiedete è superiore a 60.000 EUR. NON DEVE ESSERE PRESENTATO DAGLI ENTI PUBBLICI.

  6. Mandate
    Deve essere firmato da project leader e partner (rappresentante legale) e poi scansionato. L'importo da inserire è relativo alla quota di cofinanziamento (self-financing) che ogni partner mette a disposizione del progetto.

  7. Cooperation agreement, questo sconosciuto.
    Se ancora non avete scritto il vostro cooperation agreement, siete molto in ritardo. Fate, quindi, in fretta e inserite nell'Agreement tutte le indicazioni riportate a pag. 12 e 13 della guide fro applicants. Magari consultate anche format di cooperation agreement di altri programmi europei e "prendete ispirazione". NB Gli articoli del cooperation agreement da riportare nella partnership infomation non vanno firmati.

  8. Activity report
    Deve essere inviato da project leader e partner e può essere in italiano o in una delle lingue di lavoro dei vostri partner (solo in caso di EU grant maggiore di 60.000 EUR).

  9. Portale dei partecipanti: legal entity form.
    Sul portale dei partecipanti sia il project leader che i partner devono allegare il legal entity form. Per caricare il documento è necessario loggarsi sul portale, andare su My Organisation e cliccare su Modify Organisation (MO). Il gioco è fatto e potete uplodare il legal entity nella sezione “documents”.

Cercate in ogni caso di fare questa operazione il più presto possibile. Se ci sono problemi tecnici non possiamo risolverli noi, perché non gestiamo il portale. In caso di problemi tecnici è necessario consultare le FAQ del portale o richiedere assistenza tecnica.

  1. Budget form (2): se non usate Office 2010 o l'ultima versione di Open Office avrete al 100% problemi con le celle.

  2. File che non si aprono: se non riuscite ad aprire alcuni file in word in formato scrivibile, come la declaration o il mandate, non dovete compilare a penna, ma utilizzare un programma aggiornato.

  3. Cercate di non inviare l'eForm la mattina del 7 Ottobre, perché in caso di problemi tecnici, potreste vanificare mesi e mesi di lavoro.
    Ad ogni modo per problemi tecnici relativi all'invio dell'eForm contattate esclusivamente l' EACEA Technical HelpDesk (eacea-helpdesk@ec.europa.eu o +32 229 90705). Se scrivete una mail, inviate una copia del messaggio d'errore e il vostro eForm per aiutare i tecnici EACEA a risolvere il problema nel più breve tempo possibile. Non chiamate noi, perché non possiamo aiutarvi.

  4. Invio dell’application package: fa fede il timbro postale del 7 Ottobre.

Per altre domande sulla call di cooperazione siamo sempre disponibili on line, attraverso l'area ticket della nostra riservata @CreativeSpace durante gli orari di lavoro. Dall'apertura della call abbiamo risposto davvero a tanti ticket e il sistema funziona correttamente.

Nell'area riservata troverete anche una lista di FAQ molto utile.

Per l'help desk telefonico vi preghiamo di rispettare gli orari speciali attivi fino al 7 Ottobre.

In bocca al lupo a tutti!
Lo staff del creative Europe Desk Italia – Ufficio Cultura


NOTA PER GLI APPLICANT DELL'ULTIMO MINUTO.
Se state facendo davvero una corsa contro il tempo per presentare il vostro progetto entro il 7 Ottobre, pensando che sia l'unica ed ultima scadenza, vi sbagliate.

La call di cooperazione avrà una cadenza ciclica per tutta la durata del programma. Quindi ogni anno finanziario verrà pubblicata una nuova call (gli obiettivi e le priorità non subiranno sostanziali variazioni) come segue: pubblicazione della call a Luglio, con scadenza la prima settimana di Ottobre.

La prossima scadenza è dunque Ottobre 2016. Sul web circolano leggende metropolitane su una nuova scadenza prevista per Marzo 2016: non dategli credito.

Marzia Santone

6 Ottobre 2015 - © Creative Europe Desk Italia

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